Máy chấm công ghi nhận thời gian ra-vào của nhân viên, ghi lại thời gian làm thêm, ca làm việc, nghỉ phép,… để làm cơ sở cho việc tính lương. Giúp quản lý thời gian làm việc, giảm thiểu khối lượng công việc ghi chép giấy tờ trước đây. Ngoài ra máy chấm công có thể kiểm soát việc ra vào của nhân viên.

2/ Có những loại máy chấm công phổ biến nào?
- Máy chấm công vân tay.
- Máy chấm công thẻ từ.
- Máy chấm công thẻ giấy.
- Máy chấm công nhận dạng khuôn mặt.

3/ Nguyên lý hoạt động của máy chấm công .
a) Đối với máy chấm công không kiểm soát ra vào:
Chỉ gồm 1 thiết bị đọc vân tay, thẻ từ…kết nối với máy tính có cài đặt phần mềm chấm công để kết nối và xử lý dữ liệu chấm công của nhân viên (máy chấm công thẻ giấy không kết nối máy tính).
b) Đối với máy chấm công kiêm kiểm soát ra vào:

Gồm các bộ phận: đầu đọc kiểm soát ra vào, hệ thống chốt cửa, hệ thống quản lý trên máy tính
Bình thường hệ thống chốt cửa đóng.

Mỗi người sẽ được đăng ký một quyền truy cập (vân tay, thẻ nhớ, mật mã…). Mỗi khi ra vào khu vực được kiểm soát thì họ phải sử dụng quyền đó (quẹt thẻ, in dấu vân tay…). Thông tin từ đầu đọc được gửi về phần mềm quản lý trên máy tính, phần mềm này sẽ kiểm tra tính hợp lệ của người truy cập. Nếu hợp lệ sẽ gửi lệnh mở cửa đến hệ thống chốt cửa. Nếu không hợp lệ sẽ trả thông báo về đầu đọc của may cham cong (truy cập không đúng…).