Hướng dẫn cài đặt và sử dụng phần mềm quản lý chấm công Wise EYE

Mục Lục 

1. Khai báo thông tin trên phần mêm Wise EYE

1.1  Khai báo tham số

1.2  Khai báo máy chấm công

1.3  Khai báo nhân viên

1.4  Khai báo chức vụ

1.5  Khai báo ca làm việc

1.6  Khai báo lịch trình làm việc

1.7  Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

1.8  Khai báo bộ phận, phòng ban

1.9  Khai báo nhân viên nghỉ phép

2. Tổng hợp, xử lý dữ liệu

3. Xuất báo cáo

1. Khai báo thong tin trên phần mềm chấm công Wise EYE

1.1  Khai báo tham số

Trong mục khai báo tham số sẽ cho chúng ta các danh mục để kê khai thông tin của doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm chấm công:

 B1: Chọn dữ liệu trên thanh tác vụ

B2: Chọn Thông tin công ty

B3: Khung khai báo hiện ta. Tại đây ta khai báo các thông tin cần thiết.

Tên công ty: Là tên công ty đuợc hiển thị trên cây thư mục và các báo cáo

Địa chỉ: Là địa chỉ công ty đuợc hiển thị trên cây thư mục và các báo cáo

Điện thoại: Số điện thoại liên hệ của công ty

B4: Nhấn lưu để xác nhận dữ liệu

1.2  Khai báo máy chấm công

Để khai báo máy chấm công ta làm như sau:

 Menu > Máy chấm công > Khai báo máy chấm công

Màn hình sẽ hiển thị các danh mục cần khai báo cho Máy chấm công như hình dưới đây:

Trong đó:

            Số máy (ID): Chọn theo ID máy chấm công

            Tên máy: nhập tên máy ( tùy chọn Máy 1, Máy 2…. )

            Loại kết nối: Chọn TCP/IP

            Địa chỉ IP: Nhập địa chỉ IP của máy chấm công

            Port: 4370

            Số seri: Nhập số Seri của máy chấm công

            Số đăng ký: Nhập số đăng ký trên hộp máy

Sau khi hoàn tất các thông tin các bạn nhấn “ Lưu “

1.2.1        Lấy dữ liệu từ MCC về phần mềm ( CSDL )

B1: Vào menu chọn Máy chấm công

B2: Chọn Kết nối Máy chấm công

B3: Kích chọn Trình đơn > Tải nhân viên về máy tính

B4: Kích chọn Duyệt từ máy chấm công > Cập nhật

Sau khi Cập nhật, dữ liệu trên máy chấm công sẽ được tải về cơ sở dữ liệu trong máy tính của bạn.

1.2.2 Lấy dữ liệu từ CSDL vào máy chấm công

B1: Chọn menu > Máy chấm công

B2: Chọn Kết nối máy chấm công > Trình đơn và tải nhân viên lên máy chấm công

B3: Kích Mã số nhân viên cần chuyển > Chuyển xuống

B4: Chọn Tải lên máy chấm công

Sau khi duyệt tải nhân viên từ CSDL > MCC thì khi chấm công, thong tin và tên nhân viên sẽ được hiển thị trên máy chấm công.

1.3 Khai báo nhân viên

Menu > Dữ liệu > Quản lý nhân viên

Tại đây bạn có thể khai báo thêm mới nhân viên, chỉnh sửa hoặc xóa nhân viên theo cấp quản lý của công ty.

Kèm các thông tin về nhân viên: mẫ nhân viên, giới tính, chức vụ…

Chọn Nhân viên mới > Nhập tên vào cột Tên nhân viên > Nhậ tên vào cột Tên chấm công

1.4 Khai báo chức vụ

Menu > Dữ liệu > Khai báo chức danh

Trong mục này bạn khai báo các chức vụ, ban ngành trong công ty: Giám đốc, trưởng phòng, nhân viên….

1.5  Khai báo ca làm việc

1.5.1 Khai báo cách chọn giờ

Trước tiên, ta cần Khai báo cách chọn giờ trên MCC. Theo đó, trên phần mềm chấm công Wise EYE sẽ có 6 cách lựa chọn như sau:

Từ Menu > Cài đặt chấm công

            Trong đó:

• TĐ-HC ( Chọn giờ tự động – Trong ngày ): chọn cách khai báo này khi trong ngày có thể làm nhiều ca ( chấm công 4 hoặc 6 lần trong 1 ngày ). Chẳng hạn, chấm công giờ vào, chấm công ra khi kết thúc nửa ca đầu, đầu giờ chiều chấm vào sau đó chấm công kết thúc nửa ca sau…. Phần mềm sẽ lấy giờ đầu là giờ vào, giờ kế tiếp là giờ ra. Căn cứ trên giờ xác định ca được khai báo trên mục ca làm việc để tính toán. Các  cặp giờ sẽ chạy theo 3 thông số theo hình dưới:

• IDM ( Vào ra theo số máy chấm công ): Chọn cách khai báo này khi sử dụng 1máy chuyên chấm công  vào và một máy chuyên chấm công ra. Số máy lẻ là chấm công vào, số máy chẵn là ra trên phần Khai báo máy chấm công.
• PGio ( theo khoảng giờ ): Khi chọn cách khai báo này, trên báo cáo giờ của nhân viên sẽ vẫn thể hiện đúng cột vào và ra ngay cả khi chấm thiếu. Lưu ý, chỉ chấm công 2 hoặc 4 lần trong ngày theo giờ hành chính.

Ta phải chọn bảng Phân giờ như hình dưới đây:

• FILO ( giờ đầu giờ cuối trong ngày ): Nhân viên có thể chấm công rât nhiều lần trong ngày, khi chọn khai báo này thì phần mềm sẽ lấy giờ chấm công đầu tiên và cuối cùng trong ngày để tính công. Lưu ý, không chạy qua đêm.
• CICO: Theo phím vào và phím ra trên máy chấm công
• TĐ-QĐ ( tự động ): Tương tự như chọn chế độ TĐ-HC tuy nhiên chạy được chấm công qua đêm và số chu trình chuyển ngày là 1.

1.5.2 Khai báo ca làm việc

     Menu > Cài đặt chấm công > Khai báo ca làm việc

Kích chọn Khai báo chung > Thêm mới và cài đặt các thông số cần thiết theo ca làm việc của công ty trên thư mục mới hiện ra.

Khai báo đi trễ, về sớm: cho phép nhân viên đi trễ hoặc về sớm một khoảng thời gian đặt nhất định phụ thuộc vào quy định của công ty.

Qua tab: Đi trễ, về sớm để cài đặt.

Trong trường hợp công ty cần quản lý khi phải làm tăng ca, chúng ta cần thiết lập cài đặt các thông số tăng ca để chấm công cho nhân viên. Qua tab Thông số tăng ca để cài đặt

Trường hợp có ca qua đêm: kích chọn Thông số khác và tích vào mục Ca qua đêm.

1.6  Khai báo lịch trình ca làm việc

Menu > Cài đặt chấm công > Khai báo lịch trình ca làm việc

Thư mục Khai báo lịch trình ca làm việc hiện ra và các bạn cài đặt thông số như sau:

Kích chọn Thêm mới

Tên lịch trình: nhập tên lịch trình làm việc của nhân viên ( VD: C1, HC… )

Cách chọn vào ra: lựa chọn 1 trong 6 kiểu Khai báo chọn giờ trong phần cài đặt trên tùy thuộc vào ca làm việc của nhân viên.

Nhấn lưu

Thêm ca vào lịch trình:

            Thêm ca vào lịch trình > Tích chọn các ca của lịch trình > Chọn các ngày làm việc trong tuần > Nhấn đồng ý để xác nhận thiết lập.

1.7  Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

Menu > Cài đặt chấm công > Sắp xếp lịch trình cho nhân viên

      Kích chọn vào cây thư mục phòng ban công ty để hiện ra toàn bộ nhân viên của công ty

            Chọn các nhân viên cần tạo lịch trình

            Chọn lịch trình cho các nhân viên đó ( mục lịch trình )

            Nhấn cập nhật để lưu thiết lập

1.8  Khai báo bộ phận, phòng ban

Menu > Dữ liệu > Khai báo phòng ban

Thêm mới phòng ban:chọn Thêm mới > chọn mục cần thêm phòng ban > Nhập tên phòng ban mới > Nhấn đồng ý

Kết quả:

Chỉnh sửa  hoặc xóa phòng ban đã tạo:

Chuyển nhân viên vào phòng ban

Menu > Dữ liệu > Quản lý nhân viên > Chọn các nhân viên cần chuyển  > Đổi phòng ban

Chọn Phòng ban cần chuyển nhân viên đó tới

1.9  Khai báo nhân viên nghỉ phép

Menu > Cài đặt chấm công > Khai báo vắng cho nhân viên

 Các bạn thiết lập các thông số cần thiết trong các vùng khoanh tròn trong bảng trên theo quy định của công ty

2. Tổng hợp và xử lý dữ liệu chấm công

Menu > Máy chấm công > Kết nối máy chấm công > Trình đơn > Tải dữ liệu chấm công

- Chọn ngày tháng duyệt dữ liệu

-  Chọn ID máy chấm công

 - Duyệt dữ liệu chấm công

Sauk hi duyệt dữ liệu các bạn có thể lưu theo dạng File mềm hoặc xuất ra File Excel

3. Xuất báo cáo

Menu > Báo biểu > Xem công xuất báo biểu > Chọn phòng ban cần xem > CHọn mã nhân viên > Chọn ngày tháng năm > Xem công > Xuất báo biểu > Chọn mẫu báo cáo xuất ra Excel.

Trên đây là hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công Wise EYE

Mr Nam

Dhome.vn